StudioIntern: Übersicht über die Funktionen

 Kurzes Video (8 min) – ein schneller Überblick

 Kunden, Schüler, Verträge

Überblick

StudioIntern unterscheidet zwischen Kunden und Schülern. Ein Kunde ist Ihr Vertragspartner und kann einen oder mehrere Verträge abschließen oder Zeitkarten erwerben. Ein Kunde hat außerdem ein Kundenkonto, auf dem die gebuchten Leistungen sowie die Zahlungen erfasst werden.

Ein Schüler ist eine Person, die am angebotenen Tanzunterricht teilnimmt. Diese Person kann mit dem Kunden identisch sein, muss aber nicht.

Jedem Kunden können beliebig viele Schüler zugeordnet werden – was z.B. bei Eltern mit mehreren Kindern sinnvoll ist.

Funktion der Kunden- und Schülerverwaltung

  • Listenansicht aller aktiven Kunden mit Darstellung des aktuellen Saldos,
  • Anzahl der Einträge pro Seite einstellbar,
  • Suchfunktion (Suche nach Namen, E-Mail-Adresse und Kundennummer möglich). Die Suchfunktion findet auch ehemalige Kunden (sofern diese nicht auch Datenschutz-Gründen bereits gelöscht wurden),
  • Neuen Kunden oder Interessenten anlegen, bearbeiten oder löschen,
  • Kundendaten bearbeiten,
  • Kunden löschen,
  • Kontodaten (für SEPA-Lastschrift) anlegen und bearbeiten,
  • Übersichtliche Kundenkartei mit allen wichtigen Infos auf einen Blick.
  • Listenansicht aller aktiven Schüler mit Verlinkung des verknüpften Kunden und Anzeige der belegten Kurse,
  • Anzahl der Einträge pro Seite einstellbar,
  • Suchfunktion (Suche nach Namen und Vornamen möglich),
  • Neuen Schüler anlegen, bearbeiten oder löschen,
  • Schülerdaten bearbeiten,
  • Schüler löschen,
  • Übersichtliche Schülerkartei mit allen wichtigen Infos auf einen Blick,
  • Anwesenheitsnachweis in Kalenderdarstellung,
  • Intelligente Wartelisten für ausgebuchte Kurse,
  • An- und Abwesenheit und Termine (z.B. Probestunde) leicht und schnell eintragen.

Funktion der Vertragsverwaltung

  • Beliebig viele Verträge für jeden Kunden anlegen, bearbeiten oder löschen,
  • Verträge können im Voraus angelegt werden und starten zu einem späteren Zeitpunkt.
  • Vertrags-Historie: Liste aller Verträge für alle Schüler eines Kunden, auch bereits abgelaufene,
  • Für jeden Vertrag individuell einstellbarer Umsatzsteuer-Satz,
  • Vertrag drucken (individuelles Template erforderlich Ze),
  • Vertrag einfrieren (für eine bestimmte Zeit pausieren) P.

 Ressourcen

Überblick

Ressource sind Lehrkräfte und Räume.

Bevor Sie mit StudioIntern Ihre Kursplanung beginnen können, müssen Sie mindestens einen Raum anlegen. Sinnvoll ist außerdem das Anlegen mindestens einer Lehrkraft (ansonsten verwendet StudioIntern den Namen »steht noch nicht fest«).

Funktion der Ressourcenverwaltung

  • Listenansicht aller verfügbaren Räume,
  • Räume anlegen, bearbeiten oder löschen,
  • optional: Kapazität für jeden Raum einstellen,
  • Raumvermietung erfassen S,
  • Listenansicht aller Lehrkräfte mit Filterfunktion »nur aktive anzeigen«,
  • Lehrkräfte anlegen, bearbeiten oder löschen,
  • Modus »inaktiv« für jede Lehrkraft einstellbar (z.B. für Vertretungs-Lehrer),
  • Anzeige aller Kurse, die der Lehrkraft zugeordnet sind,
  • Abwesenheiten und Vertretungen für Lehrkräfte erfassen S,
  • Honorar-Abrechnung für Lehrkräfte erstellen, dabei Berücksichtigung von Ferien und Feiertagen sowie Abwesenheiten und Vertretungs-Stunden einer jeden Lehrkraft S.

 Kursplaner

Überblick

Der grafische Kursplaner von StudioIntern Der Kursplaner gestattet Ihnen das Erstellen und Ändern Ihres Kursplanes per Drag-And-Drop. Ziehen Sie einfach einen Kurs aus der Liste auf die gewünschte Stelle im Kalender – fertig! Das mühsame und fehleranfällig Eintippen von Datum und Uhrzeit entfällt. Falls dem Kurs ein sog. »Standard«-Lehrer zugeordnet wurde, wird dieser automatisch als Kursleiter übernommen. Die Dauer des Kurses wird ebenfalls automatisch in der Kalenderansicht entsprechend dargestellt. Beides – Kursleiter und Dauer – lassen sich aber im Planungstool individuell verändern.

Sie wählen bei der Installation von StudioIntern aus einem der beiden Kalender-Modi »abstrakter Woche« oder »konkreter Kalender«. Das sind die Unterschiede:

abstrakte Woche konkreter Kalender
Wochenplan enthält keine Datumsangaben, da jede Woche gleich. Wochenplan mit Datumsangaben und Blätter-Funktion (echter Kalender)
Plan bleibt automatisch so lange aktuell und gültig, bis Sie ihn verändern. Plan muss für jede Woche fortgeschrieben werden (es gibt dafür aber eine Kopier-Funktion).
Beliebig viele Alternativpläne erstellbar (z.B. zum internen Ausprobieren von Varianten) Keine Alternativpläne möglich
Kursplan nicht als Kalenderdatei verfügbar (kein Datum = kein Kalender) Kursplan öffentlich als Kalenderdatei (*.ics) verfügbar und in praktisch jedem Kalenderprogramm abonnierbar.
Gut geeignet für Ballettschulen und bei überwiegend »endlosen« Kursangeboten Gut geeignet für Tanzschulen und bei überwiegend Kursangeboten mit einem festgelegten Ende

Wenn Sie mit dem Plan zufrieden sind, »veröffentlichen« Sie ihn mit einem Mausklick. Danach steht er Ihnen in StudioIntern zur Verfügung (z.B. für das Erfassen der Anwesenheiten). Mit dem optionalen Zusatzmodul »SI Web« lässt sich der Plan auch öffentlich auf Ihrer Website einbinden, ebenso mit der SI API.

Funktion der Kursplanung

  • Grafische Kalenderdarstellung des Kursplaners,
  • Kurse per drag-and-drop auf Wochentage und Uhrzeiten legen,
  • Verschieben der Kurse innerhalb des Plans,
  • »Veröffentlichen« des Plans einfach per Mausklick,
  • »SI Web«: Automatische Veröffentlichung des Plans auf Ihrer Website*.
  •  Ze.

* SI Web kostet in der Premium-Version einmalig pauschal 49,00 €, ansonsten je nach Aufwand. Eine Einbindung des Kursplans in Ihre Website ist auch über die StudioIntern API möglich (erfordert aber Programmierung auf Ihrer Seite).

Der Kursplaner basiert normalerweise auf einer abstrakten Woche (d.h. ohne konkrete Datumsangaben), was für die allermeisten Ballettschulen am besten passt, weil sich der Kursplan jede Woche wiederholt.

Wir können Ihnen aber auch eine Variante mit einem fortlaufenden Kalender anbieten, der mit den tatsächlichen, konkreten Datumsangaben arbeitet. Dieser eignet sich für Einrichtungen, die viele Kurse mit fest vorherbestimmter Dauer anbieten (endlose Kurse sind damit aber auch darstellbar). Sprechen Sie uns an, wenn Sie diese Variante benötigen. Sie ist auch noch nach dem Einrichten Ihres Probe-Accounts einstellbar bzw. umschaltbar.

 Anwesenheit & Termine

Überblick

Anwesenheit eines Schülers erfassen Für viele Schulen ist die Erfassung der Anwesenheit der Schüler wichtig – sei es, um den Lernfortschritt einschätzen zu können, oder auch für die Berechtigung zum Nachholen versäumter Stunden.

In StudioIntern können die Anwesenheiten (oder Verhinderungs-Gründe) entweder in der Anwendung selbst erfasst werden (z.B. bei Eintreffen des Schülers im Studio) oder in der Zusatzsoftware »SI CheckIn« S direkt im Saal.

Die Historie der Anwesenheiten ist in der Schüler-Kartei als Kalenderansicht abrufbar.

In der Schüler-Kartei können auch Termine festgelegt werden, z.B. zum Nachholen einer versäumten Unterrichtseinheit. »Termine« im Sinne der Software sind auch für die Zukunft bereits bekannte Abwesenheiten, z.B. bei Urlaub. In diesem Fall wird der Schüler automatisch als »entschuldigt« erfasst.

Mit der Termin-Funktion werden außerdem neue Schüler erfasst, die eine Probestunde machen wollen.

Funktion des Anwesenheits-Moduls

  • Listendarstellung für den ganzen Monat,
  • An- / Abwesenheit direkt in der Liste editierbar,
  • Anwesenheitsliste ist druckbar,
  • Kalenderdarstellung der Anwesenheits-Historie in der Schülerkartei,
  • Automatische Ergänzung von nicht erfassten Abwesenheiten als unentschuldigt (abschaltbar),
  • Automatische Erfassung von Ferien- und Feiertagen (erfordert Modul für externe Kalender S),
  • Umfassende Liste von Abwesenheits-Gründen.

 Rundmails, Massen-SMS P

Überblick

Rundmails mit StudioIntern versenden Das Mailing-Modul (nur in der Premium-Version) bietet Ihnen die Möglichkeit, Rund-Mails oder SMS an Ihre Kunden zu senden.

Sie können entweder an Kunden senden, deren Schüler einen bestimmten Kurs besuchen, an alle Kunden oder an alle ehemaligen Kunden. Sie können außerdem Rundmails an Interessenten senden oder sogar eine eigene Liste von Mailadressen verwenden.

Außerdem ist es möglich, an alle aktiven Lehrkräfte oder an alle Interessenten eine Rundmail zu versenden.

Das gilt sowohl für E-Mails als auch für SMS.

StudioIntern selbst versendet keine Mails oder SMS direkt, sondern übergibt die Mails bzw. SMS an einen externen Server. Sie benötigen also entweder einen eigenen Mailserver, der über den SMTP-Port ansprechbar ist, oder einen entsprechenden Dienstleister. Wir sind Ihnen gern bei der Auswahl und technischen Einrichtung behilflich.

Funktion des Mailing-Moduls

  • Auswahl einer definierten Empfängergruppe: alle Kunden, alle Ex-Kunden, alle Interessenten, Kunden bestimmter Kurse, alle Lehrkräfte, eigene Liste,
  • Versendete Mails werden in einer Historie gespeichert,
  • Mails an Kunden zusätzlich an Lehrkräfte senden,
  • Testmodus: Mail oder SMS zuerst an eine bestimmte, einzelne Adresse/Nummer senden,
  • Zeitversetztes Senden: Festlegen eines späteren Zeitpunkts, zu dem die Nachricht gesendet wird (in Vorbereitung, noch nicht verfügbar).

 SEPA-Lastschriften S

Überblick

Mit dem SEPA-Modul (ab Standard-Version) erzeugen Sie eine oder mehrere XML-Dateien, die Aufträge zum Lastschrift-Einzug enthalten. Diese Datei können Sie bei Ihrer Bank einreichen. Es ist damit möglich, die Kursgebühren für alle Kunden mit wenigen Mausklicks als SEPA-Lastschrift einzuziehen.

Die erzeugte SEPA-Datei entspricht selbstverständlich dem aktuellen internationalen Standard.

Bitte erkundigen Sie sich bei Ihrer Bank, auf welche Weise Sie die Datei(en) einreichen können. Bei einigen Banken (z.B. Commerzbank) ist das direkt im Online-Banking möglich.

Funktion des SEPA-Moduls

  • Ermitteln aller Kunden, deren Betrag eingezogen werden soll,
  • Erzeugen einer oder mehrerer XML-Lastschrift-Dateien,
  • Automatische Übernahme der Lastschriften in die Kundenkonten,
  • Zwei verschiedene Modi: »Buchung« und »Saldo«,
  • Einzugstermin wird gewählt und ebenfalls in der XML-Datei gespeichert,
  • Bestätigung der erfolgten Lastschrift für alle Kunden mit einem Mausklick.

Kunden, deren Vertrag eingefroren oder beendet ist, werden automatisch übersprungen.

Das Banking-Modul hat aus Sicherheitsgründen keine Verbindung zu Ihrer Bank oder einer anderen Banking-Software. Es kann weder Ihren Kontostand abfragen noch sonstwelche Operationen auf Ihrem Bankkonto ausführen.

 Tarife

Überblick

Tarife und Vertragsarten festlegen Mit StudioIntern legen Sie beliebig viele Tarife für Ihre Kurse fest.

Wenn Sie dabei für den Tarif ein Stundenpaket angeben, wird der Tarif als einmal fällige Gebühr betrachtet. Das ist z.B. für Kurse von einer bestimmten Dauer geeignet, die danach enden (Beispiel: Tango-Einsteiger Kurs über 8 Unterrichtseinheiten).

Tarife ohne Stundenpaket behandelt StudioIntern als wiederkehrende monatliche Gebühren, wie sie auch in Fitness-Studios üblich sind.

Funktion des Tarife-Moduls

  • Beliebig viele Tarife anlegen und bearbeiten,
  • Unterscheidung zwischen einmaligen und wiederkehrenden Zahlungen,
  • Stillegung von Tarifen: bestehende Verträge bleiben unberührt, der Tarif kann aber nicht neu vergeben werden,
  • Optional Zuordnung einer bestimmten wöchentlichen Stundenzahl in 15-Minuten-Schritten.
  • Jeder Tarif kann beim Anlegen eines Vertrages individuell überschrieben werden.

 Auswertungen

Überblick

Alle Kennzahlen auf einen Blick Wieviele Kunden, Schüler und Verträge habe ich? Wie ist die Auslastung meiner Kurse? Welches ist der beliebteste Tarif?

StudioIntern bietet Ihnen auf einer übersichtliche Seite alle wichtigen Kennzahlen, aus denen Sie ablesen können, wie Ihr Unternehmen aufgestellt ist.

Zu jedem Zeitpunkt aktuell sehen Sie die folgenden Kennzahlen:

  • Anzahl von: aktiven Kunden, Ex-Kunden, Interessenten,
  • Anzahl der Schüler, als Summe und nach 9 Altersgruppen aggregiert,
  • Gesamtzahl der Kursbelegungen,
  • Belegungs-Quote (Kurse pro Schüler),
  • Auslastungs-Quote (Schüler pro Kurs),
  • Anzahl der Verträge, Vertrags-Quote (Verträge pro Kunde),
  • Prozentuale und absolute Verteilung der Tarife.

Umsätze und Umsatzprognose Außerdem bietet Ihnen StudioIntern eine Anzeige der Umsätze der letzten bis zu 24 Monate sowie eine Umsatzprognose. Bei der Darstellung der vergangenen Umsätze können Sie wählen, ob die Auswertung aus den Verträgen oder den tatsächlichen Buchungen in den Kundenkonten basieren soll.

 Automatische Vorgänge

Überblick

Automatische Vorgänge nehmen Ihnen in StudioIntern viel Arbeit ab.

Für meisten davon können Sie selbst festlegen, ob und wie oft bzw. wann sie ausgeführt werden sollen.

Liste der automatischen Vorgänge

  • Monatsbuchung: Für Verträge mit wiederkehrenden Zahlungen werden die monatlichen Beiträge auf die Kundenkonten gebucht,
  • Feiertage: Ferien- und Feiertage werden automatisch in die Anwesenheits-Listen übernommen (erfordert importierten Ferien-Kalender S),
  • Anwesenheit: Fehlende Schüler des Vortages werden als »unentschuldigt« eingetragen, wenn nichts anderes erfasst wurde,
  • Unfreeze: Stillgelegte Verträge werden nach Ablauf des Freeze automatisch wieder aktiviert P,
  • Ex-Kunden entsprechend DSGVO nach Ablauf einer Frist löschen (Frist ist einstellbar),
  • Interessenten, die keinen Vertrag abgeschlossen haben, nach Ablauf einer Frist löschen (Frist ist einstellbar).

 Externe Kalender S

Überblick

Ab Version »Standard« können Sie in StudioIntern externe Kalender importieren, und zwar einen öffentlichen Google-Kalender und eine Kalenderdatei für Ferien und Ferien.

Wenn Sie einen Google-Kalender importieren, werden dessen Daten auf der Startseite von StudioIntern und in der SI App angezeigt.

Durch den Import einer Kalenderdatei (z.B. von schulferien.org) kann StudioIntern für Tage, die auf einen Ferien- oder Feiertag fallen, die Anwesenheiten automatisch eintragen.

 RESTful API P

Was ist das?

Es besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass Sie mit dem Begriff »API« nicht viel anfangen können. Aber wenn Sie Ihrer Internet-Agentur sagen, dass für StudioIntern eine API verfügbar ist, werden Sie den dortigen Programmierern ein Lächeln auf die Gesichter zaubern...

Eine API ist ein Application Programming Interface. Vereinfacht gesagt: eine Möglichkeit für andere Anwendungen, mit StudioIntern Daten auszutauschen.

Zur Erklärung eignet sich am besten ein Beispiel:

Eine solche »andere Anwendung« ist Ihre eigene Website. Dort stellen Sie sicherlich ein Kontaktformular bereit, mit dem sich Ihre potentiellen Kunden bei Ihrem Studio zur Probestunde anmelden können. Wenn Sie diese Anfrage erhalten (wahrscheinlich per E-Mail), müssen Sie normalerweise die Daten des Interessenten in StudioIntern eintippen, um ihn anschließend die Probestunde für diesen Kunden einzutragen.

Mit der API ist es möglich, dass die Kontaktdaten des Kunden automatisch direkt an StudioIntern übertragen und gespeichert werden. Sie müssen ihn also nicht erst anlegen, sondern er steht schon in der Datenbank, wenn Sie die E-Mail erhalten – natürlich mit dem richtigen Status »Interessent«.

Das klingt nicht nur spannend, sondern ist es auch. Wir können viele weitere Funktionen bereitstellen. Sprechen Sie mit Ihrer Web-Agentur.

Funktionsübersicht der API (Stand Juli 2021)

  • Login-Funktion für Ihre Kunden: Sie könnten auf Ihrer Website einen Login-Bereich anbieten, wobei die Prüfung, ob es sich um einen Ihrer Kunden handelt, durch StudioIntern erfolgt,
  • Stammdaten eines Kunden holen (wenn der sich mit seinem Passwort einloggt),
  • Liste aller Kurse eines Kunden holen,
  • Liste aller Kurse eines bestimmten Schülers eines Kunden holen,
  • Alle Kurse holen, die derzeit in Ihrem Studio stattfinden,
  • Stundenplan von SI holen – entweder für heute, die aktuelle Woche oder auch für eine Woche, in die ein bestimmtes Datum fällt,
  • Passwort eines Kunden ändern,
  • Neuen Kunden als Interessenten anlegen.

Es sind weitere Funktionen für die API in Planung. Sprechen Sie uns an, wenn Sie etwas Bestimmtes brauchen.

Für Ihre Internet-Agentur findet sich hier die Dokumentation zur API.

 StudioIntern Check-In P S:Z

Überblick

StudioIntern Check-In SI Check-In (das SI steht für StudioIntern) ist eine separate Anwendung, die zusätzlich zur Haupt-Software genutzt werden kann. Sie ist in der Standard-Version zusätzlich buchbar und bei der Premium-Version im Preis enthalten.

SI Check-In ist eine für Tablet-PCs optimierte Bedienoberfläche, mit der die Teilnehmer eines Kurses schnell und einfach erfasst werden.

Der typische Anwendungs-Fall ist ein im Ballett- oder Tanzsaal fest montierter Tablet-PC, auf dem jeder Trainer bzw. Kursleiter die Anwesenheit seiner Gruppe durch einfaches Antippen bestätigt.

Funktionsumfang von SI Check-In

  • Automatische Erkennung des aktuellen Kurses (15 Minuten vor Beginn bis 15 Minuten vor Schluss),
  • Teilnahmebestätigung durch einfaches Antippen des Namens,
  • Dauer-Login: Kursleiter brauchen kein Passwort, wenn die Tablets einmal eingeloggt sind,
  • Anzeige der angemeldeten Teilnehmer,
  • Eingabe von »Sonder«-Teilnehmern (Probestunden, Nachhole-Stunden) möglich, auch wenn diese nicht auf der Liste stehen,
  • Webbasierte Software, dadurch keine Software-Installation auf dem Tablet erforderlich.

 StudioIntern App S:Z P:Z Ze

Überblick

Die StudioIntern Kunden-App Wahrscheinlich nutzen fast alle Ihre Kunden ein Smartphone.

Mit der SI App stellen Sie Ihren Kunden ein modernes Hilfsmittel zur Verfügung, mit dem sie sich über ihre Verträge und Zahlungen jederzeit auf dem Laufenden halten, ihre Daten aktualisieren und geplante Abwesenheiten eingeben können.

Die SI App bringt also nicht nur Ihnen als Studiobetreiber, sondern auch Ihren Kunden einen deutlichen Mehrwert. In dem Sie Ihren Kunden diese App zur Verfügung stellen, präsentieren Sie sich als modernes, offenes und kommunikationsfreudiges Unternehmen. Außerdem sinkt der Umfang der täglichen Routine-Arbeiten, da Ihnen Ihre Kunden nun vieles abnehmen.

Funktionsumfang der SI App

  • Anzeige aktueller Infos (werden in StudioIntern eingetragen) auf der Startseite,
  • Anzeige des Kursplans des aktuellen Tages mit direkter Abmelde-Möglichkeit,
  • Anzeige der nächsten Ereignisse (z.B. Ferien, erfordert imporierten Kalender),
  • Messenger zur schnellen Nachrichten-Übermittlung an Sie,
  • Anzeige des kompletten Kursplans,
  • Eintragen von Abwesenheiten und Nachhol-Stunden durch den Kunden selbst,
  • Anzeige und Bearbeiten der Kunden-Stammdaten einschl. Schüler-Daten,
  • Anzeige der aktuellen und abgelaufenen Verträge,
  • Online-Kündigung des aktuellen Vertrags,
  • Anzeige des Kundenkontos.