StudioIntern unterscheidet zwischen Kunden und Schülern. Ein Kunde ist Ihr Vertragspartner und kann einen oder mehrere Verträge abschließen oder Zeitkarten erwerben. Ein Kunde hat außerdem ein Kundenkonto, auf dem die gebuchten Leistungen sowie die Zahlungen erfasst werden.
Ein Schüler ist eine Person, die am angebotenen Tanzunterricht teilnimmt. Diese Person kann mit dem Kunden identisch sein, muss aber nicht.
Jedem Kunden können beliebig viele Schüler zugeordnet werden – was z.B. bei Eltern mit mehreren Kindern sinnvoll ist.
Ressource sind Lehrkräfte und Räume.
Bevor Sie mit StudioIntern Ihre Kursplanung beginnen können, müssen Sie mindestens einen Raum anlegen. Sinnvoll ist außerdem das Anlegen mindestens einer Lehrkraft (ansonsten verwendet StudioIntern den Namen »steht noch nicht fest«).
Der grafische Kursplaner gestattet Ihnen das Erstellen und Ändern Ihres Kursplanes in einer Kalenderansicht per Drag-And-Drop. Ziehen Sie einfach einen Kurs aus der Liste auf die gewünschte Stelle im Kalender – fertig! Das mühsame und fehleranfällig Eintippen von Datum und Uhrzeit entfällt. Falls dem Kurs ein sog. »Standard«-Lehrer zugeordnet wurde, wird dieser automatisch als Kursleiter übernommen. Die Dauer des Kurses wird ebenfalls automatisch in der Kalenderansicht entsprechend dargestellt. Beides – Kursleiter und Dauer – lassen sich aber im Planungstool individuell verändern (siehe Screenshot).
Sie wählen bei der Installation von StudioIntern aus einem der beiden Kalender-Modi »abstrakter Woche« oder »konkreter Kalender«. Das sind die Unterschiede:
| abstrakte Woche | konkreter Kalender |
|---|---|
| Wochenplan enthält keine Datumsangaben, da jede Woche gleich. | Wochenplan mit Datumsangaben und Blätter-Funktion (echter Kalender) |
| Plan bleibt automatisch so lange aktuell und gültig, bis Sie ihn verändern. | Plan muss für jede Woche fortgeschrieben werden (es gibt dafür aber eine Kopier-Funktion). |
| Beliebig viele Alternativpläne erstellbar (z.B. zum internen Ausprobieren von Varianten) | Keine Alternativpläne möglich |
| Kursplan nicht als Kalenderdatei verfügbar (kein Datum = kein Kalender) | Kursplan öffentlich als Kalenderdatei (*.ics) verfügbar und in praktisch jedem Kalenderprogramm abonnierbar. |
| Gut geeignet für Ballett- und Musikschulen und bei überwiegend »endlosen« Kursangeboten | Gut geeignet für Tanzschulen, Malkurse und ähnlichen Angeboten mit einem vorher festgelegten Ende |
Wenn Sie mit dem Plan zufrieden sind, »veröffentlichen« Sie ihn mit einem Mausklick. Danach steht er Ihnen in StudioIntern zur Verfügung (z.B. für das Erfassen der Anwesenheiten). Mit dem optionalen Zusatzmodul »SI Web« lässt sich der Plan auch öffentlich auf Ihrer Website einbinden, ebenso mit der SI API.
* SI Web kostet in der Premium-Version einmalig pauschal 49,00 €, ansonsten je nach Aufwand. Eine Einbindung des Kursplans in Ihre Website ist auch über die StudioIntern API möglich (erfordert aber Programmierung auf Ihrer Seite).
Der Kursplaner basiert normalerweise auf einer abstrakten Woche (d.h. ohne konkrete Datumsangaben), was für die
allermeisten Ballett- und Musikschulen am besten passt, weil sich der Kursplan jede Woche wiederholt.
Wir können Ihnen aber auch eine Variante mit einem fortlaufenden Kalender anbieten, der mit den tatsächlichen, konkreten Datumsangaben arbeitet.
Dieser eignet sich für Einrichtungen, die viele Kurse mit fest vorherbestimmter Dauer anbieten (endlose Kurse sind damit aber auch darstellbar). Sprechen Sie
uns an, wenn Sie diese Variante benötigen. Sie ist auch noch nach dem Einrichten Ihres Probe-Accounts einstellbar bzw. umschaltbar.
Für viele Schulen ist die Erfassung der Anwesenheit der Schüler wichtig – sei es, um den Lernfortschritt einschätzen zu können, oder auch für die Berechtigung zum
Nachholen versäumter Stunden.
In StudioIntern können die Anwesenheiten (oder Verhinderungs-Gründe) entweder in der Anwendung selbst erfasst werden (z.B. bei Eintreffen des Schülers im Studio) oder in der Zusatzsoftware »SI CheckIn« S direkt im Saal.
Die Historie der Anwesenheiten ist in der Schüler-Kartei als Kalenderansicht abrufbar.
In der Schüler-Kartei können auch Termine festgelegt werden, z.B. zum Nachholen einer versäumten Unterrichtseinheit. »Termine« im Sinne der Software sind auch für die Zukunft bereits bekannte Abwesenheiten, z.B. bei Urlaub. In diesem Fall wird der Schüler automatisch als »entschuldigt« erfasst.
Mit der Termin-Funktion werden außerdem neue Schüler erfasst, die eine Probestunde machen wollen.
Der automatische Ferienkalender stellt die Daten der Ferien und offiziellen Feiertage für Ihr Bundesland zur Verfügung,
und zwar für 3 Jahre im Voraus. Nachdem Sie den Kalender einmal aktiviert haben, läuft der Rest automatisch.
Sie müssen sich um nichts mehr kümmern.
Zusätzlich können Sie in den Voreinstellungen festlegen, ob in Ihrem Studio Kurse auch während der Ferien oder sogar auch an Feiertagen stattfinden. StudioIntern berücksichtigt dies dann beim Eintragen von Probestunden und bei der Anzeige des Stundenplans auf der Startseite und in der Kunden-App.
StudioIntern verfügt über ein integriertes Kunden-Portal, welches mit dem optionalen Modul
»SI Assistant« erweitert werden kann.
Mit dem Kundenportal können sich Ihre Kunden in die Software einloggen und die eigenen Stammdaten und Verträge bearbeiten.
Mit dem Kundenportal realisieren Sie ganz einfach den gesetzlich vorgeschriebenen Kündigungs-Button, indem Sie auf Ihrer Website einen Button einbauen, der auf Ihr Kundenportal verweist.
Das Mailing-Modul (nur in der Premium-Version) bietet Ihnen die Möglichkeit, Rund-Mails oder SMS an Ihre Kunden zu senden.
Sie können entweder an Kunden senden, deren Schüler einen bestimmten Kurs besuchen, an alle Kunden oder an alle ehemaligen Kunden. Sie können außerdem Rundmails an Interessenten senden oder sogar eine eigene Liste von Mailadressen verwenden.
Außerdem ist es möglich, an alle aktiven Lehrkräfte oder an alle Interessenten eine Rundmail zu versenden.
Das gilt sowohl für E-Mails als auch für SMS.
StudioIntern selbst versendet keine Mails oder SMS direkt, sondern übergibt die Mails bzw. SMS an einen externen Server. Sie benötigen also entweder einen eigenen Mailserver, der über den SMTP-Port ansprechbar ist, oder einen entsprechenden Dienstleister. Wir sind Ihnen gern bei der Auswahl und technischen Einrichtung behilflich.
Mit dem SEPA-Modul (ab Standard-Version) erzeugen Sie eine oder mehrere XML-Dateien, die Aufträge zum Lastschrift-Einzug enthalten. Diese Datei können
Sie bei Ihrer Bank einreichen. Es ist damit möglich, die Kursgebühren für alle Kunden mit wenigen Mausklicks als SEPA-Lastschrift einzuziehen.
Die erzeugte SEPA-Datei entspricht selbstverständlich dem aktuellen internationalen Standard.
Bitte erkundigen Sie sich bei Ihrer Bank, auf welche Weise Sie die Datei(en) einreichen können. Bei einigen Banken (z.B. Commerzbank) ist das direkt im Online-Banking möglich.
Kunden, deren Vertrag eingefroren oder beendet ist, werden automatisch übersprungen.
Das Banking-Modul hat aus Sicherheitsgründen keine Verbindung zu Ihrer Bank oder einer anderen Banking-Software. Es kann weder Ihren Kontostand abfragen noch sonstwelche Operationen auf Ihrem Bankkonto ausführen.
Mit StudioIntern legen Sie beliebig viele Tarife für Ihre Kurse fest.
Wenn Sie dabei für den Tarif ein Stundenpaket angeben, wird der Tarif als einmal fällige Gebühr betrachtet. Das ist z.B. für Kurse von einer bestimmten Dauer geeignet, die danach enden (Beispiel: Tango-Einsteiger Kurs über 8 Unterrichtseinheiten).
Tarife ohne Stundenpaket behandelt StudioIntern als wiederkehrende monatliche Gebühren, wie sie auch in Fitness-Studios üblich sind.
Wieviele Kunden, Schüler und Verträge habe ich? Wie ist die Auslastung meiner Kurse? Welches ist der beliebteste Tarif?
StudioIntern bietet Ihnen auf einer übersichtliche Seite alle wichtigen Kennzahlen, aus denen Sie ablesen können, wie Ihr Unternehmen aufgestellt ist.
Zu jedem Zeitpunkt aktuell sehen Sie die folgenden Kennzahlen:
Außerdem bietet Ihnen StudioIntern eine Anzeige der Umsätze der letzten bis zu 24 Monate sowie eine Umsatzprognose. Bei der Darstellung der
vergangenen Umsätze können Sie wählen, ob die Auswertung aus den Verträgen oder den tatsächlichen Buchungen in den Kundenkonten basieren soll.
Automatische Vorgänge nehmen Ihnen in StudioIntern viel Arbeit ab.
Für meisten davon können Sie selbst festlegen, ob und wie oft bzw. wann sie ausgeführt werden sollen.
Ab Version »Standard« können Sie in StudioIntern Ihren Google-Kalender importieren.
Dessen Daten werden dann zusätzlich auf der Startseite von StudioIntern und in der SI App angezeigt.
Es besteht eine hohe Wahrscheinlichkeit, dass Sie mit dem Begriff »API« nicht viel anfangen können. Aber wenn Sie Ihrer Internet-Agentur sagen, dass für StudioIntern eine API verfügbar ist, werden Sie den dortigen Programmierern ein Lächeln auf die Gesichter zaubern...
Eine API ist ein Application Programming Interface. Vereinfacht gesagt: eine Möglichkeit für andere Anwendungen, mit StudioIntern Daten auszutauschen.
Zur Erklärung eignet sich am besten ein Beispiel:
Eine solche »andere Anwendung« ist Ihre eigene Website. Dort stellen Sie sicherlich ein Kontaktformular bereit, mit dem sich Ihre potentiellen Kunden bei Ihrem Studio zur Probestunde anmelden können. Wenn Sie diese Anfrage erhalten (wahrscheinlich per E-Mail), müssen Sie normalerweise die Daten des Interessenten in StudioIntern eintippen, um ihn anschließend die Probestunde für diesen Kunden einzutragen.
Mit der API ist es möglich, dass die Kontaktdaten des Kunden automatisch direkt an StudioIntern übertragen und gespeichert werden. Sie müssen ihn also nicht erst anlegen, sondern er steht schon in der Datenbank, wenn Sie die E-Mail erhalten – natürlich mit dem richtigen Status »Interessent«.
Das klingt nicht nur spannend, sondern ist es auch. Wir können viele weitere Funktionen bereitstellen. Sprechen Sie mit Ihrer Web-Agentur.
Es sind weitere Funktionen für die API in Planung. Sprechen Sie uns an, wenn Sie etwas Bestimmtes brauchen.
Für Ihre Internet-Agentur findet sich hier die Dokumentation zur API.
SI Check-In (das SI steht für StudioIntern) ist eine separate Anwendung, die zusätzlich zur Haupt-Software genutzt werden kann.
Sie ist in der Standard-Version zusätzlich buchbar und bei der Premium-Version im Preis enthalten.
SI Check-In ist eine für Tablet-PCs optimierte Bedienoberfläche, mit der die Teilnehmer eines Kurses schnell und einfach erfasst werden.
Der typische Anwendungs-Fall ist ein im Ballett- oder Tanzsaal bzw. Unterrichtsraum fest montierter Tablet-PC, auf dem jeder Trainer bzw. Kursleiter die Anwesenheit seiner Gruppe durch einfaches Antippen bestätigt.
Wahrscheinlich nutzen fast alle Ihre Kunden ein Smartphone.
Mit der SI App stellen Sie Ihren Kunden ein modernes Hilfsmittel zur Verfügung, mit dem sie sich über ihre Verträge und Zahlungen jederzeit auf dem Laufenden halten, ihre Daten aktualisieren und geplante Abwesenheiten eingeben können.
Die SI App bringt also nicht nur Ihnen als Studiobetreiber, sondern auch Ihren Kunden einen deutlichen Mehrwert. In dem Sie Ihren Kunden diese App zur Verfügung stellen, präsentieren Sie sich als modernes, offenes und kommunikationsfreudiges Unternehmen. Außerdem sinkt der Umfang der täglichen Routine-Arbeiten, da Ihnen Ihre Kunden nun vieles abnehmen.